Porter collectivement la gestion de l'association - 6 jours

Les méthodes se basent sur le récit de vie. Il est donc important, pour se sentir au mieux impliqué.e dans les échanges entre participant.e.s, d'avoir une maîtrise de la langue française qui ne freine pas l'expression orale.

Les mises en pratique se baseront sur les données comptables de l'association. Il sera donc indispensable de disposer des documents comptables, possiblement de l'exercice précédent (livre journal, compte de résultat), idéalement de l'exercice en cours. Les personnes impliquées dans la gestion de l'association seront sollicitées afin d'apporter des éléments pratiques de gestion interne. 

Gérer une association implique des connaissances techniques - financières, comptables, administratives, comme dans toute structure. Sauf qu'une association n'est pas une structure comme les autres !

Dans ce lieu démocratique particulier, l'enjeu de partager les informations et les tâches liées à la gestion n'est pas qu'un enjeu de répartition des missions : ces missions demandent des savoirs et des compétences précises, apportent des responsabilités, de la charge mentale, et concentrent du pouvoir. De plus, partager ces informations et animer ces prises de décisions impliquent des savoirs-faire et des savoirs-être qui font tout autant partie de la mission que la seule gestion. 

Cette formation a pour intention de permettre aux membres de comprendre les notions de base de gestion comptable et financière et de l'organisation collective. 

La formation est construite autour de 3 blocs, mêlant apports de connaissances et mise en pratique :

• un premier bloc de connaissances autour des méthodologies d'organisation collective, basées sur les techniques d'organisation populaire et d'organisation communautaire
• un second bloc dédié aux notions comptables et financières des associations
• un dernier bloc porte sur la création et l'utilisation de tableaux de gestion sur Excel

Programme prévisionnel :

Jour 1 : l'organisation collective

• mise en commun des attentes / niveaux par blocs de compétences
• identification des freins (personnels, organisationnels, systémiques) liés à la gestion financière
• apports sur les enjeux de la gestion collective dans les associations

Jour 2 : Gestion comptable et financière 

• les notions comptables de base (le parcours d'une ligne comptable, de sa création au bilan et compte de résultat)
• les obligations comptables des associations  

Jour 3 : Excel

• les fonctionnalités d'Excel facilitant la gestion 
• en fonction des niveaux des participant.e.s : initiation ou création d'outil de gestion 

Jour 4 : outils de gestion et répartition des tâches 

• bilan intermédiaire : quels sont les besoins de formation qui ont été couverts (partiellement ou totalement ) / les besoins de formation qui émergent
• poursuite et fin du travail sur le / les outils de gestion
• réflexion sur leur intégration dans le schéma de gestion global : apports théoriques sur la répartition des tâches de gestion (méthode RACI) et mise en pratique
• apports sur les méthodes de décision collective

Jour 5 : les enjeux de pouvoir liés à la gestion financière

Durant cette journée, les participant.e.s expérimenteront un résolution de problème issu des mouvements d'éducation populaire : l'entrainement mental. Ils et elles l'expérimenteront pour creuser et apporter des solutions à des problématiques rencontrées dans la gestion de leur association.

Les process de gestion construits en J4 sont bonifiés par les éventuelles solutions identifiées.

Jour 6 : mise en commun, formation réciproque et bilan de la formation 

• reprise des acquis des jours 1 à 5 / temps d'intégration et de mise à niveau pour les personnes éventuellement absentes aux jours précédents
• partage des nouveaux process de gestion
• bonification éventuelle et célébration collective !
• bilan de la formation 

Formation de 36 heures réparties en 6 journées. 
Les demi-journées seront à fixer avec les membres de la structure (en journée ou week-end, selon les disponibilités de la formatrices et des membres)

Les participant.e.s travailleront sur les comptes de résultat, bilans et budgets prévisionnels de leur structure.

Les participants utiliseront les tableurs proposés par la formatrice, qu'ils pourront remodeler en fonction des besoins.

Les participant.e.s contribueront à la création de process / d'outils de back office / de glossaire tout au long de la formation.

Un document compilant les bases et bonnes pratiques de la gestion d'association sera remis aux participant.e.s.

Des bilans collectifs et individuels seront effectués tout au long de la formation afin de mesurer les écarts potentiels entre les objectifs de départ et le déroulement effectif de la formation. Des temps de régulation permettront de tenir compte de ces écarts potentiels et d'adapter l'organisation prévue.

La bonne compréhension et l'appropriation des contenus par les participant.e.s sera également mesurée par ces bilans collectifs et individuels.

• Tour de table pour déterminer les attentes et le positionnement des participant.e.s
• Une évaluation de l'évolution des stagiaires par un questionnement à la fin de la formation
• Une évaluation orale à chaud en fin de formation.

• Comprendre les notions de base de la gestion de l'association
• Identifier les freins et les facilitateurs à l'organisation collective
• Maîtriser les fonctionnalités d'un tableur dédiées à la gestion financière

Un programme prévisionnel de l'action de formation sera présenté aux participant.e.s en début de stage. 

La formatrice présentera également les modalités de transfert de compétences et le processus pédagogique choisi. Celui-ci privilégiera les méthodes actives d'apprentissage, par l'implication directe des participant.e.s :

• animations brise-glace, temps de mise en route
• apports théoriques
• travail individuel ou en petits groupes, débats mouvants, arpentages d'ouvrages théoriques...
• lien permanent avec le réel, en partant des contextes de travail des participant.e.s

Des temps réguliers d'expression des ressentis, de régulation et d'adaptation du prévu seront réalisés.